Brief wydarzenia, który pozwala przygotować dobrą ofertę.

Opowiedzcie, co ma się wydarzyć

Nazwijcie wydarzenie, odbiorców i główny cel. Konferencja, koncert i gala wymagają innej oprawy. Podajcie orientacyjną liczbę uczestników oraz plan przestrzeni. Zdjęcia miejsca ułatwiają rozmowę o możliwościach, ale nie zastępują pomiarów.

Rozdzielcie zakresy

Zapiszcie materiały dla uczestników, oznaczenia dla ekipy, ekspozycję i scenografię. Wyraźnie wskażcie, co organizujecie samodzielnie, a co ma przygotować dostawca. Przy montażu uzgodnijcie dostęp do miejsca i współpracę z gospodarzem.

• Termin, lokalizacja i oczekiwany odbiór.
• Liczba osób i lista potrzebnych materiałów.
• Wymiary, plan miejsca i warunki montażu.
• Budżet oraz osoba podejmująca decyzje.

Zachowajcie brief przy projekcie

Wpiszcie najważniejsze ustalenia w projekt zakupowy, a załączniki w jego dokumenty. Zadania rozdzielcie w panelu wydarzenia. Po zmianie lokalizacji, programu lub liczby osób wróćcie do zakresu oferty; wcześniejsza propozycja może wymagać aktualizacji.